Вопрос: Какой язык программирования вы предпочитаете
|
Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Office XP
Упражнение
5. Размещение полей данных
Пришло время
разместить поля источника данных в тексте главного документа.
-
Перейдите
к следующему этапу создания рассылки, щелкнув на команде Далее: Создание
письма (Next: Write your letter) в области задач. Поместите курсор в первую
строку документа и щелкните на команде Другие элементы (More Items). Откроется
окно диалога Добавление поля слияния (Insert Merge Field), в котором содержится
список полей источника данных, созданного в предыдущем упражнении.
-
Выделите
пункт Имя (FirstName) и щелкните на кнопке Вставить (Insert). Поле слияния
появится в первой строке главного документа. Оно содержит специальный код,
сообщающий программе Word, где следует размещать информацию из соответствующего
ноля источника данных. Затем выберите пункт Фамилия (LastName) и снова щелкните
на кнопке Вставить (Insert). Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть
окно диалога Добавить поле слияния (Insert Merge Field).
-
Введите
пробел, чтобы отделить имя от фамилии.
-
Нажмите
клавишу Enter, откройте окно диалога Добавление поля слияния (Insert Merge
Field) и выделите в списке пункт Адрес1 (Addressi).
-
Снова
нажмите Enter и выделите в том же списке пункт Индекс (PostalCode).
-
Переместите
курсор в конец слова Уважаемый и нажмите клавишу Пробел.
-
Выберите
в списке Добавление поля слияния (Insert Merge Field) ноле Имя (First Name),
нажмите клавишу Пробел и там же выберите поле Фамилия (LastName). Теперь
главный документ должен выглядеть так, как показано на рис. 8.11.
Рис. 8.11.
Главный документ с полями слияния
При слиянии
Word позволяет не только перебрать все записи источника данных, но и отобрать
некоторые из них. Для этого можно воспользоваться
полями Word
или
запросом.
Список Добавить поле Word (Insert Word Field) панели инструментов Слияние (Merge
Mail) позволяет добавлять в документ следующие поля, выполняющие отбор записей
источника данных на основе определенных правил:
-
ASK (Запрос)
и FILLIN (Заполнение) генерируют паузу в процессе печати слияния и дают
возможность вводить дополнительный текст в каждый экземпляр документа, например
индивидуальный номер клиента или пароль;
-
IF...
THEN... ELSE позволяет ввести условие и действие, которое выполняется в
случае истинности или ложности условия;
-
MERGE
REC (Номер записи) и MERGE SEQ (Номер по порядку ) добавляют в документ
соответственно номер записи источника данных и порядковый номер экземпляра
слияния. Если в слиянии участвуют не все записи источника данных, эти номера
будут отличаться друг от друга;
-
NEXT
(Следующая запись) и NEXTIF (Следующая запись, если) дают возможность напечатать
в одном экземпляре документа информацию из нескольких последовательных записей
источника данных;
-
SET BOOKMARK
(Закладка) позволяет связать некоторый текст документа с закладкой, которую
можно вставлять в документ любое число раз. Если изменится исходный текст,
обозначенный закладкой, то он моментально обновится во всех точках вставки
этой закладки;
-
SKIPIF
(Пропустить запись, если) дает возможность ввести условие, в случае истинности
которого текущая запись будет пропущена и не попадет в слияние.
Давайте добавим
в слияние пару полей Word.
-
Нажатием
клавиш Ctrl+Home переместитесь в начало документа и выберите в панели инструментов
Слияние (Merge Mail) команду Добавить поле Word
>
SKIPIF (Insert
Word Field
>
Skip Record If).
Рис. 8.12.
Добавление поля Word
-
В раскрывающемся
списке Поле (Field Name) выберите пункт Индекс (Postal- Code), как показано
на рис. 8.12.
-
В
списке Оператор (Comparison) выберите пункт Равно (Equal To).
-
Введите
в поле Значение (Compare To) величину 114113.
-
Щелкните
на кнопке ОК. Теперь при слиянии в источнике данных будут пропущены те записи,
в поле Индекс (PostalCode) которых записано значение 114113.
-
Нажмите
клавиши Ctrl+End, а затем два раза клавишу Enter. Выберите команду Добавить
поле Word
>
MERGEREC (Insert Word Field
>
Merge Record
#). С помощью этого поля вы сможете отследить, какие записи источника данных
попадут в слияние. Теперь главный документ станет таким, как показано на
рис. 8.13.
-
Перейдите
к следующему этапу создания рассылки, щелкнув на команде Далее: Просмотр
писем (Next: Preview your letters) области задач.
-
Щелкните
на команде Изменить список (Edit Recipient List) в области задач, чтобы
создать запрос, с помощью которого записи будут рассортированы по алфавиту
имен получателей писем.
Рис. 8.13.
Главный документ с полями Word
Давайте добавим
правило отбора, оставляющее только адресатов из компании «Фантом». Щелкните
на стрелке рядом с заголовком столбца Организация (Company Name) и в раскрывшемся
списке выберите пункт Дополнительно (Advanced). В появившемся окне диалога есть
две вкладки. Первая из них — Отбор записей (Filter Records), — представленная
на рис. 8.14, позволяет фильтровать записи источника данных.
-
В списке
Поле (Field) выберите пункт Организация (Company).
-
В списке
Оператор (Comparison) оставьте вариант Равно (Equal To).
-
В
поле Значение (Compare To) введите текст Фантом.
-
Раскройте
вкладку Сортировка записей (Sort Records) и настройте ее параметры.
-
Щелкните
на кнопке ОК. Это обеспечит сортировку результата слияния по алфавиту фамилий
адресатов, а затем по алфавиту их имен.
Примечание
Назначение одинаковых
правил сортировки для писем и наклеек на конверты позволяет при отправке писем
не тратить время на поиск нужного конверта. Конверты с наклейками будут лежать
на вашем столе в том же порядке, что и письма.
-
Щелчком
на кнопке ОК закройте окно диалога Получатели и сохраните новую версию главного
документа.
|
|
|