Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Office XP
Упражнение
3. Структура таблицы
В упражнении
1 была создана таблица для хранения данных о людях, с которыми вы контактируете.
Теперь давайте с помощью конструктора добавим в базу данных еще одну таблицу,
предназначенную для записи всех случаев контакта с людьми из первой таблицы.
-
Щелчком
на кнопке Окно базы данных (Database Window) переключитесь на список таблиц
базы данных.
-
Дважды
щелкните на значке Создание таблицы в режиме конструктора (Create Table
In Design View). Окно конструктора, показанное на рис. 16.5, состоит из
двух частей. В верхней отображается список полей таблицы, а в нижней — свойства
выделенного поля.
-
Введите
слово Дата, которое будет играть роль названия нового поля.
-
Щелкните
на ячейке Тип данных (Data Type) первой строки списка полей. Здесь необходимо
выбрать тип поля, который определяет структуру и размер данных.
Рис.
16.5.
Конструктор таблиц
-
Щелкните
на появившейся стрелке раскрывающегося списка ячейки Тип данных и выберите
пункт Дата/время (Date/Time).
-
Нажмите
клавишу Tab и введите расшифровку назначения поля: Дата контакта. Такие
описания вводить не обязательно, но их наличие помогает разобраться в структуре
таблицы.
-
Щелкните
на второй ячейке столбца Имя поля (Field Name) и введите имя Описание.
-
Задайте
для второго поля тип Текстовый (Text).
-
Укажите
назначение поля в соответствии с рис. 16.5.
Кроме даты
и описания контакта таблица данных должна содержать информацию о том, с кем
вы контактировали. Но список людей хранится в таблице Контакты, поэтому в новой
таблице не нужно заново вводить имя и фамилию. Достаточно лишь добавить ссылку
на одну из записей таблицы Контакты. Эта ссылка будет иметь числовой тип и содержать
число, равное значению поля Код_Контакты соответствующей записи таблицы Контакты.
-
Добавьте
еще одно поле с именем Код_Контакты и типом Числовой (Number),
Теперь нужно
добавить индексированное поле и назначить его ключом, однозначно' идентифицирующим
записи таблицы. Индексированные поля, или
индексы,
отличаются от обычных
тем, что для них Access создает специальные списки, позволяющие выполнять быструю
сортировку и поиск по содержимому индексированного поля. Таблица может содержать
несколько индексов.
Ключ —
это специальный индекс, идентифицирующий записи.
Значения такого поля должны быть уникальными. Его наличие не обязательно, но
оно так часто используется, что
при
отсутствии ключа Access напоминает об этом и предлагает автоматически добавить
ключевое поле.
-
Добавьте
поле Ключ и назначьте ему тип Счетчик (AutoNumber). Такой тип данных избавляет
пользователя от необходимости ввода значений ключевого поля и инициирует
автоматическую генерацию уникальных значений.
-
Сохраняя
активной строку Ключ, щелкните на кнопке Ключевое поле (Primary Key). На
кнопке этой строки появится значок ключа, показывающий особый статус поля.
-
Щелкните
на кнопке закрытия окна конструктора.
-
Access
спросит о необходимости сохранения структуры таблицы. В ответ щелкните на
кнопке Да.
-
В
открывшемся окне диалога (рис. 16.6) введите имя Список.
Рис.
16.6.
Ввод имени таблицы
-
Щелкните
на кнопке ОК.