ПОИСК
Категории книг
ОПРОС
Вопрос: Какой язык программирования вы предпочитаете
С/C++
Delphi
Visual Basic
Perl
Java
PHP
ASP
Другой
ЭТО ПОЛЕЗНО!
ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ

/ Главная / Офисные программы / Иллюстрированный самоучитель по офисной работе с документами
Иллюстрированный самоучитель по офисной работе с документами

 

Движение исходящих документов

Схема движения исходящих документов

Прохождение исходящих документов включает в себя:

  • составление проекта документа;
  • его изготовление;
  • согласование (визирование);
  • подписание;
  • утверждение (если необходимо);
  • регистрацию;
  • экспедиционную обработку;
  • сортировку по способам отправки;
  • отправку.

Изготовление документов

Рукопись документа должна быть оформлена в соответствии правилами составления и оформления ОРД (ГОСТ Р 6.30-97). Служба ДОУ вправе принять в работу только рукопись, написанную чернилами или пастой только черного, синего или фиолетового цвета.

Ответственность за содержание и оформление документа несет исполнитель (автор текста).

На подпись или утверждение документы должны быть представлены руководителю вместе с материалами, на основании которых они готовились. Исходящие документы регистрируются только после подписи должностного лица.

Вся исходящая корреспонденция должна обрабатываться централизованно экспедицией (структурным подразделением, которое занимается приемом и отправкой корреспонденции). При отсутствии экспедиции обработку корреспонденции производит секретарь.

Экспедиционная обработка

В ходе экспедиционной обработки проверяется правильность оформления:

  • наличие подписи (в том числе уровень полномочий лица, подписавшего документ);
  • наличие печати (если она необходима);
  • наличие даты и регистрационного номера;
  • правильность адресации;
  • наличие всех страниц и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа по почте, по факсу, с курьером. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

Сортировка

После экспедиционной обработки корреспонденция должна быть рассортирована по способу отправки:

  • документы, отправляемые по почте;
  • документы, отправляемые по факсу;
  • документы, отправляемые с курьерами.

При сортировке необходимо учитывать, что факсимильная связь служит только для оперативного обмена информацией. Факсимильное сообщение имеет статус незаверенной копии и юридически не является достоверным документом. Не рекомендуется отправлять по факсу многостраничные документы и поздравительные письма.

Отправка

Для отправки корреспонденции по почте ее помещают в конверты. Документы, направляемые в один адрес, вкладывают вместе в один конверт. Целесообразно использовать конверты, на которые нанесен логотип фирмы и ее обратный адрес. При отправке корреспонденции в государственные инстанции листы формата А4 не складывают.

Вся корреспонденция за исключением массовой поздравительной рассылки должна быть отправлена заказными письмами. Оформление заказных писем (если их больше пяти) предполагает составление реестра. В реестр вносятся не документы, а конверты с корреспонденцией. Реестр составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается составителем. Один экземпляр реестра заверяется печатью организации. Экземпляр с печатью остается в отделении связи, а экземпляр с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело.

При получении корреспонденции, доставленной курьером, каждая организация-получатель должна проставить на возвращаемой копии дату получения, время (если необходимо), должность, личную подпись и расшифровку подписи лица, получившего документ.

 


Компьютерные книги © 2006-2013
computers.plib.ru