Иллюстрированный самоучитель по документообороту
Глава 1
Дневник
Существует возможность автоматической записи сведений о работе Outlook и
данных о файлах, созданных любым приложением Office. Каждая запись Дневника содержит сведения об одной операции (создание документа, ответ на запрос,
сообщение электронной почты и т. п.). Виды деятельности, автоматически заносимые в Дневник, можно установить
в диалоговом окне Параметры
дневника (рис. 141), выбрав команду Параметры в меню
Сервис.
Рис. 141.
Окно Параметры дневника
Действия, отмеченные в поле
Автозапись элементов, будут заноситься в Дневник автоматически. Все другие
действия, включая беседы и работу с обычными письмами, можно записывать в Дневник вручную.
Создание записи в
Дневнике
Т. Нажмите кнопку Создать, Запись в дневнике; раскроется диалоговое окно
Запись в дневнике (рис. 142).
2. Выберите тип записи в поле Тип (например, письмо).
3. Заполните нужные поля диалогового окна.
4. По окончании создания записи нажмите кнопку
Сохранить и закрыть для сохранения записи в Дневнике.
Рис. 142. Форма записи в Дневнике
Каждая запись Дневника
представляет собой один факт и регистрируется при его совершении. Например,
запись о документе вносится при его создании или использовании. Можно открыть и
просмотреть подробные сведения. Кроме того, запись можно использовать как
средство быстрого доступа к элементу Outlook или соответствующему документу.
Если вы помните дату работы с файлом, но забыли, где он находится, обратитесь к Дневнику: это позволяет
найти нужную информацию.
При наличии модема можно записывать продолжительность телефонных разговоров и
других действий.
В Дневнике Outlook можно задать автоматическую запись ваших связей с
контактами, выбранными из списка. Автоматически записываемые в Дневник Outlook документы иногда
появляются не сразу, а через несколько минут.
Дневник имеет шесть стандартных представлений: по типу, по контактам, по
категориям, список элементов, за последние семь дней, телефонные звонки. На рис.
143 записи в Дневнике
сгруппированы по типам и распределены по временной шкале. Представления в виде
временной шкалы имеют различный масштаб: в режимах День и Неделя записи в Дневнике изображаются
значком соответствующего типа и текстом темы (рис. 143), в режиме Месяц - только
значком.
Рис. 143. Записи в Дневнике в
режиме День
