Иллюстрированный самоучитель по документообороту
Глава 1
Контакты
Папка Контакты -
электронная адресная и телефонная книга (рис. 132) предназначена для хранения
сведений о людях и организациях (контактах). В Контактах может храниться почтовый
адрес, адрес электронной почты, несколько номеров телефонов и другие
всевозможные сведения, касающиеся контактного лица, должность, день рождения.
Элемент Контакт может
содержать более 100 стандартных полей со сведениями о корреспонденте.
Рис. 132. Окно Outlook с
раскрытой папкой Контакты
Создание нового
контакта
1. Выберите в меню Файл команду Создать контакт, появится форма контакта с
открытой закладкой Общие, которая содержит пять областей с полями общей
информации о контакте (имя контакта, телефоны, адрес, электронная почта и
WWW-адрес, описание).
2. Заполните поля диалогового окна для формирования контакта (рис. 133).
3. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Рис. 133. Закладка Общие формы Контакт
Для каждого контакта задается до трех адресов (рабочий, домашний или
дополнительный). Отметьте один из них как почтовый, для использования его на
конвертах, наклейках и при слиянии документов в Word. Данные в карточке о
контакте помещаются в отдельные поля. Это позволяет сортировать, группировать и
фильтровать контакты.
Помимо закладки Общие
форма Контакт имеет еще
четыре закладки: Подробности,
Действия, Сертификаты, Все поля.
На закладке Подробности
можно ввести дополнительную информацию о контакте (деловые подробности, личные
подробности и т. д.).
На закладке Действия
отображаются все действия, связанные или назначенные контакту (встречи, задачи,
сообщения и т. д.). Можно быстро просматривать все данные о контактах, например
дату и тему полученных электронных сообщений.
Просмотр
данных о контакте в электронной почте
1. Откройте нужный контакт, щелкнув по нему мышью (например, Arkadii
Lyubarev).
2. Перейдите на закладку Действия.
3. В поле Показать выберите
Электронная почта.
4. В окне появились все электронные сообщения выбранного контакта (рис. 134).
Рис. 134. Окно данных о контакте в электронной почте
Закладка Сертификаты служит для назначения определенного цифрового
сертификата безопасности при отправке сообщений данному контакту.
Закладка Все поля дает возможность просматривать всю информацию по контакту и
вводить дополнительную.
С помощью команд меню Действия для контакта можно задать поручение,
адресовать приглашение на собрание и т. п. (рис. 135). Если есть модем, Outlook
набирает номер телефона контакта. Очень часто требуется выполнить одни и те же
процедуры для нескольких клиентов. Например, если нужно отправить приглашение
всем участникам собрания, Outlook предоставляет возможность объединения
контактов в специальные группы рассылки.
Рис. 135. Команды меню Действия
Создание списка рассылки
1. Выберите пункт Создать список рассылки в
меню
Действия.
2. На закладке Члены заполните поле Имя (например,
участники
собрания).
3. Наймите кнопку
Выберите членов.
4. Выберите нужный контакт и нажмите кнопку
Добавить.
5. Повторите пункт 4 для всех участников.
6. Нажмите кнопку ОК, затем кнопку Сохранить и закрыть.
Папка Контакты имеет семь
стандартных представлений (табл. 38).
Таблица 38. Представления папки Контакты
|
Представление |
Отображаемые элементы |
|
Адресные карточки |
Отображает краткую информацию о каждом контакте
в виде визитной карточки |
|
Подробные адресные карточки |
Отображает полную информацию о каждом контакте в
виде визитной карточки |
|
Список телефонов |
Табличное представление всех контактов
|
|
По категориям |
Группировка элементов по категориям |
|
По организациям |
Группировка элементов по организациям
|
|
По местоположению |
Группировка элементов по местоположению
|
|
По отметке "К исполнению" |
Группировка элементов по отметке К исполнению
|
Адресная книга и контакты
Windows имеет встроенное приложение для работы с контактами; это адресная
книга, но возможности адресной книги Outlook гораздо больше, чем
адресной книги Windows. Часто, работая с
другими приложениями Windows, приходится использовать данные из адресной книги.
Для того чтобы папка Контакты отображала свою информацию в адресной книге Windows, необходимо установить специальный параметр.
Изменение параметров папки
Контакты
1. Нажмите правую клавишу мыши, установив указатель на ярлыке Контакты.
2. В появившемся контекстном меню выберите пункт Свойства (откроется
диалоговое окно Свойства папки "Контакты").
3. На закладке Адресная
книга Outlook
отметьте флажок Показать эту папку как адресную книгу.
4. Нажмите кнопку ОК.
