Иллюстрированный самоучитель по документообороту
Глава 1
Доступ к файлам, их просмотр и совместное использование
Имена файлов и папок отображаются в Outlook так же, как и в Проводнике Windows. Просмотр папок
и файлов в Outlook осуществляется посредством группы Другие ярлыки на панели Outlook.
Просмотр папки или файла
1. Щелкните левой кнопкой мыши по названию группы
Другие ярлыки.
2. Щелкните по ярлыку Мой компьютер; в области просмотра информации появятся
доступные диски, папки и файлы (рис. 146).
Форма представления данных устанавливается выбором команды Текущее
представление
в меню Вид.
Если на компьютере установлены программы Excel или Word, можно создать файл,
не выходя из Outlook, выбрав команду Создать документ Office в меню
Файл
.
Рис. 146.
Просмотр файлов и папок в
окне Outlook
В Outlook можно задавать поиск любых файлов по заданным условиям, выбрав
команду Расширенный поиск в
меню Сервис. После нажатия кнопки
Найти отобранные элементы выводятся в области Результат поиска (рис. 147).
Рис. 147. Список найденных файлов
Найденные файлы можно сортировать, группировать, задавая параметры команды Текущее представление в меню Вид (рис. 148).
Для организации удобного хранения информации в Outlook можно использовать
папки, ярлыки которых доступны при выборе панели Другие ярлыки и находятся слева в
диалоговом окне программы (см. рис. 146).
Средства создания ярлыка пользовательской папки в любой группе такие же, как
и в Проводнике.
Использование общих папок или совместное использование папок возможно, только
если вашим администратором организована система разграничения прав совместного
доступа и использования папок.
Рис. 148. Группировка найденных файлов
Совместный доступ к папке
1. Нажмите на панели кнопку Другие ярлыки.
2. Щелкните значок Мой компьютер.
3. Дважды щелкните диск, содержащий папку, к которой требуется открыть
совместный доступ.
4. Щелкните правой кнопкой мыши по нужной папке и выберите в контекстном меню
команду Доступ.
5. Выберите необходимые настройки (рис. 149).
Допустимый объем действий в совместно используемой частной папке зависит от
ваших прав доступа.
Для передачи файла в совместное пользование поместите его в общую папку или
создайте почтовое сообщение и вставьте в него файл.
Рис. 149. Закладка Доступ
