Иллюстрированный самоучитель по Outlook 2002
Глава 1
О
чем этот диск
Эта книга
о приложении Microsoft Outlook 2002, входящем в состав самого популярного семейства
офисных приложений Microsoft Office XP. Фирма Microsoft определяет Outlook 2002
как программу, предназначенную для управления перепиской и личными сведениями,
а также облегчающую работу с сообщениями, встречами, контактами и задачами.
Ниже мы попытаемся раскрыть это несколько скупое определение, после чего надеемся,
что вы, уважаемый читатель, окончательно убедитесь в необходимости установки
Outlook 2002 и изучения работы с ним, в чем вам очень поможет данная книга.
Новые возможности,
открывшиеся в наш век электронных коммуникаций, локальных и глобальных электронных
сетей, позволяют людям отказаться от привычной формы переписки, прибегая к стандартным
письмам и услугам почтовых служб. Электронная почта дает вам возможность вести
интенсивную переписку с абонентом, находящимся в любой точке планеты, в режиме
почти реального времени. Конечно, для ведения электронной переписки необходимо
соответствующее программное обеспечение, именно таким и является Microsoft Outlook
2002. Он способен вести полноценную переписку с абонентом: принимать, отправлять
и пересылать почтовые сообщения, вести адресную книгу абонентов, сортировать
полученную информацию, работать с факсимильными сообщениями. И это далеко не
полный список возможностей Outlook 2002 только как почтового приложения. Если
рассматривать человеческую деятельность с общих позиций, то это постоянное решение
разного рода задач. Решение относительно сложных задач требует тщательного планирования,
ведения учета проделанной работы и т. д. Более того, зачастую для решения задачи
необходимо подключение группы лиц, которая, в свою очередь, должна проделать
аналогичные вышеуказанным процедуры. Как автоматизировать и сделать универсальными
процедуры планирования и контроля над проделанной работой? Возможно, вы догадались,
что Outlook 2002 — это готовое решение вышеозначенной проблемы.
Но и это
еще не все. Microsoft Outlook 2002 — это универсальная записная книжка, способная
хранить всевозможные данные о контакте, а также сортировать контакты, производить
по ним поиск и т. д. Outlook 2002 — это электронный ежедневник, превосходящий
свои бумажные аналоги в несколько десятков раз возможностью планировать встречи
с учетом планов контакта, уведомлять о них звуковым сигналом, планировать повторяющиеся
события и производить операции поиска необходимой информации.
Также в Microsoft
Outlook 2002 можно работать с файловой системой компьютера аналогично работе
Проводника в Windows. В Outlook можно вести журнал, где в хронологическом порядке
фиксируются документы Microsoft
Office, с
которыми вы работали. Кроме того, в нем можно создавать электронные заметки,
подобные популярным нынче бумажкам с липкой полоской на-обратной стороне, которыми,
как правило, увешан компьютер. Этот список возможностей Outlook 2002 можно продолжать
и продолжать, нр мы надеемся, что вы уже представили себе сферу его применения.
И наконец,
Outlook не мог обойти стороной возможности и использование Всемирной паутины
— Интернета. Встроенный Web-браузер позволяет, не выходя из приложения, просматривать
Web-страницы, работать с FTP-серверами и т. д. Это, не говоря уже о взаимодействии
Outlook и MSN Messenger.
Многообразие
возможностей Outlook может породить мысль о трудностях в управлении этим приложением.
Спешим развеять подобные опасения — все вышеописанные возможности глубоко интегрированы
друг в друга (что не мешает рассматривать их, как отдельные мини-приложения)
и объединены универсальным, интуитивно понятным интерфейсом, так что навигация
и работа с Outlook 2002 проста и эффективна. Так, например, чтобы назначить
задачу своему коллеге, необходимо сначала создать ее, выбрать адресат из списка
контактов и, наконец, отправить по электронной почте. Все три процедуры выполняются
как одна, и вы практически не замечаете работы разных мини-приложений. Более
того, поскольку Outlook входит в состав пакета Microsoft Office 2002, экспортирование
и импортирование документов разных приложений Office из Outlook и в него происходит
естественным и безболезненным образом. Стоит лишь упомянуть, что в качестве
редактора сообщений можно выбрать Microsoft Word 2002.
Итак, подведем
итог вышесказанному. Microsoft Outlook 2002 — это ряд приложений, объединенных
в одну интегрированную информационную систему, необходимую и достаточную для
полноценного управления информацией, позволяющую организовывать данные, планировать
время и поддерживать коммуникации.
