Иллюстрированный самоучитель по Outlook 2002
Глава 1
Outlook
и Access
Microsoft
Access — это универсальная система управления базами данных, а Outlook — универсальная
система управления информацией. Исходя из этих определений, естественно предположить,
что эти приложения имеют определенные средства для обмена информацией между
собой. Но помимо обмена информацией, Outlook, как и Word или Excel, способен
создавать сообщения, используя средства Microsoft Access. Только в данном случае
эти средства лежат не в области форматирования или редактирования, а в области
предоставления данных для их отправки-публикации.
В данном
разделе мы рассмотрим пример импорта информации из адресной книги Outlook в
базу данных Access, а также создания сообщения, содержащего только что импортированную
информацию.
Обмен информацией
Прежде всего
откройте Access и создайте базу данных. После чего нашей целью станет создание
таблицы, содержащей данные из адресной книги Outlook.
Пример
18.16. Импорт данных из Outlook в Access
> Файл
> Внешние данные > Импорт...
Тип файлов
Outlook {Автоматически запустится Мастер импорта из Exchange/Outlook }
> Адресные
книги > Адресная книга Outlook Contacts
Далее
В новой таблице
Далее
{На этом
шаге предлагается определить параметры импортируемых данных выяснить, необходимо
ли их вообще импортировать }
Post Office
Box
He импортировать
Далее
Далее
Импорт в
таблицу := Контакты
Готово
ОК
Рис.
18.16. Таблица Microsoft Access с импортированными данными
После импорта,
как и предполагалось, в Access появится новая таблица Контакты, содержащая
информацию из адресной книги Outlook. Результат импортирования изображен на
рис. 18.16.
Работа с Access Data Page
Рассмотрим
следующий пример. Допустим, что один из участников проекта создал базу данных,
информация которой интересна, а может быть, и необходима другим участникам команды.
Решений для данной задачи несколько, но мы остановимся на варианте отправки
сообщения, содержащем Access Data Page. Фактически сообщение содержит просто
HTML-страницу с объектом ActiveX, осуществляющим соединение с базой и отображение
данных.
Пример
18.17. Создание сообщения с Access Data Page
{В Outlook
}
> Действия
> Новое сообщение с помощью... > Microsoft Office >Microsoft Access
Data Page
{Откроется
Access с мастером Новая страница доступа к данным}
Конструктор
Выбор источника
данных := < База данных>
Открыть
После проделанных
процедур откроется страница с сеткой данных. Итак, прежде всего необходимо разместить
информационные поля, которые будут находиться на странице. Для этого перетащите
требуемые поля на сетку таблицы и замените ее название, например на Контакты.
После чего введите имя получателей сообщения и нажмите кнопку Отправить
копию.
Перед отправкой
сообщения пользователь может посмотреть, как она будет отображаться у получателя.
Для этого выберите команду > Файл > предварительный просмотр web-страницы.
Откроется Web-браузер с загруженной страницей, которая точно так же будет отображаться
и у получателя сообщения.
Рис.
18.23. Web-страница с данными из Access
Пользуясь
кнопками Назад и Далее, можно перемещаться по данным таблицы Контакты.
Также при указании соответствующих параметров доступа можно редактировать
таблицу (добавлять или удалять записи), организовывать фильтрацию данных и т.
д. Но это уже выходит за рамки данной книги.
