Иллюстрированный самоучитель по Outlook 2002
Глава 1
Outlook
и PowerPoint
Microsoft
PowerPoint — это универсальное средство подготовки презентаций. После создания
презентации пользователь может демонстрировать ее как на локальном компьютере,
так и провести презентацию в сети для всей рабочей группы. Презентация PowerPoint
передается в формате HTML и поэтому для ее просмотра участникам необходим только
обозреватель Internet Explorer 4.0. Таким образом, презентация может быть проведена
как в масштабах компании, так и между членами небольшой группы, находящимися
в разных местах. Число участников не ограничено, но если в презентации участвует
более 16 слушателей, для ее проведения необходимо использовать специальное серверное
приложение Microsoft NetShow Server.
Проблема
любой встречи — ее планирование. Разумеется, для проведения конференции, кроме
желания докладчика, требуется еще и согласие участников. В случае проведения
обычной конференции участие всех действующих лиц подтверждается тем, что они
все вместе и примерно в одно время собираются в помещении, назначенном для конференции.
Электронную конференцию PowerPoint ведущий презентации может запланировать,
как и любую другую встречу, используя Outlook.
Рис.
18.12. Презентация и диалоговое окно Планирование вещания
презентации
Пример
18.14. Планирование вещания презентации PowerPoint
> Показ
слайдов > Прямое вещание > Настроить и спланировать...
Описание
:= "Microsoft Outlook 2002 в подлиннике" (рис. 18.12)
Параметры...
Настройка вещания (рис. 18.13)
Нет
Режим показа
Изменяемый размер
Записать
вещание и сохранить по адресу := <общая папка>
ОК
Назначить...
Кому...
Введите или
выберите имя: < участники презента-
Обязательный
ОК
Отправить
{ Появится
диалоговое окно с уведомлением, что вещание запланированно}
ОК
Рис.
18.13. Диалоговое окно Параметры вещания
Замечание
Переключатели
Только звук (Audio only) и Видео и звук (Video and Audio)
имеет смысл установить в том случае, если компьютер ведущего презентацию оборудован
микрофоном и видеокамерой, а компьютеры участников оборудованы аппаратурой для
воспроизведения звукового и видеоряда. В нашем примере мы этого не предполагаем,
поэтому установлен флажок Нет (None).
Заполнявшаяся
автоматически форма собрания (рис. 18.14) идентична рассмотренным ранее,
в главе 2 "Календарь" и главе 10 "Коллективная работа в Outlook".
Замечание
Единственным
обязательным условием проведения прямого вещания презентации на широкую аудиторию
является наличие подключения компьютера к сети (глобальной или локальной). Дополнительные
возможности можно не использовать, если этого не позволяют технические условия.
После согласования
времени проведения и состава участников можно переходить непосредственно к самой
демонстрации.
Рис.
18.14. Форма собрания
Пример
18.15. Прямое вещание презентации
> Показ
слайдов > Прямое вещание > Начать вещание...
При проведении
плановой конференции ведущий презентации планирует ее трансляцию с помощью интерфейса
планирования встреч в Outlook 2002. В заданное время на экранах компьютеров
участников появится окно напоминания о встрече, на котором участник увидит кнопку,
после нажатия на которую будет загружена вводная страница презентации (рис.
18.15). Управляет сменой слайдов ведущий презентации. На экранах компьютеров
участников слайды демонстрируются точно так же, как в обычном режиме показа
слайдов.
Рис.
18.15. Основная страница прямого вещания презентации
Во время
демонстрации презентации участники могут проводить частные обсуждения, задавать
вопросы ведущему и получать на них ответы по электронной почте через Outlook.
