Иллюстрированный самоучитель по Outlook 2002
Глава 1
Сохранение
элемента
Прежде всего,
рассмотрим сохранение элемента Outlook. Итак, откройте папку Входящие
(Inbox), выделите элемент, например сообщение тест (см. рис. 9.30), и выберите
команду > Файл > сохранить как. .. После чего укажите папку, в которой
будет сохранен элемент, и введите его имя в поле Имя файла (File Name).
Следующим, основным, моментом в сохранении элемента в виде отдельного файла
является выбор формата в раскрывающемся списке Тип файла (File Type).
Существует пять стандартных типов файла, в которые Outlook может преобразовывать
элементы (рис. 17.1):
- только текст (Text
Only);
- RTF (Reach Text Format);
- HTML;
- vCard и iCalendar;
- формат сообщения (Message
Format);
- шаблон Outlook (Outlook
Template).
Данные форматы
поддерживаются всеми элементами Outlook, поэтому для каждого формата на примере
отдельного элемента Outlook будут демонстрироваться процедуры сохранения в файл.
Рис.
17.1. Диалоговое окно Сохранение элемента
с раскрывающимся списком
Тип файла
Только текст
Этот формат
имеет стандартное расширение txt, которое способно воспринимать большинство
приложений Windows (например, Блокнот). Кроме того, файлы в этом формате могут
быть прочитаны и отредактированы в DOS-приложениях или сеансе DOS.
Выбирая данный
формат, пользователь сохраняет только текстовую информацию, содержащуюся во
всех полях сообщения (а не только в поле Примечание), таким образом,
нетекстовая информация (рисунки, вставленные файлы, цветовое выделение и т.
д.) будет утеряна.
Замечание
При сохранении
элемента Outlook создается новый файл. При этом могут быть утеряны некоторые
данные сообщения, но само сообщение остается в папке Входящие, и,
в случае необходимости, вы можете восстановить полную информационную картину.
На рис. 17.2
отображен созданный файл, открытый приложением Блокнот (NotePad).
Рис.
17.2. Открытый файл Tecт.txt
Парный данному
формату — формат RTF (Reach Text Format), который в отличие от ТХТ, сохраняет
форматирование текстовой информации элемента Outlook, но, так же как и ТХТ,
не сохраняет графику.
HTML
Формат HTML
является весьма распространенным. Файлы в этом формате могут быть открыты Web-редакторами
и Web-браузерами, такими как Internet Explorer или Netscape Communicator, а
также любым приложением Microsoft Office XP.
Данный формат
позволяет сохранять не только текстовую информацию всех полей сообщения, но
и их графическое форматирование (за исключением встроенных бордюров Outlook
и файлов). Более того, этот формат запоминает гиперссылки элемента. В главе
11 мы уже рассматривали создание простого HTML-файла и его размещение на
Web-сайте пользователя. Здесь же приведена операция сохранения календаря Outlook
в формате HTML, после чего его можно разместить на сайте, тем самым в любой
точке планеты любой пользователь (и вы в частности) будет иметь оперативный
доступ к информации вашего расписания (см. раздел 11.6.1 "Создание
простейшей Web-страницы").
Пример
17.1. Сохранение календаря как Web-страницы
{Перейдите
в представление календаря}
> Файл
> Сохранить как Web-страницу... (рис. 17.2)
Начало :=
01.07.2001
Конец :=
31.07.2001
Включить
сведения о встрече
Название
календаря := Usarov George - Calendar
Имя файла
:= С:\Мои документы\calendar.html
Открыть сохраненную
Web-страницу в обозревателе
Сохранить
Рис.
17.3. Диалоговое окно Сохранение в виде веб-страницы
Результат
сохранения календаря пользователя в виде Web-страницы (на месяц), открытой в
браузере Microsoft Internet Explorer.
В случае
опубликования вашей страницы на Web-сервере советую задавать подобным файлам
англоязычные имена.
Замечание
Хоть
здесь и рассмотрено сохранение целого представления, Outlook может сохранять
в данном формате и отдельные элементы.
vCard и iCalendar
Файлы с расширением
txt и html всемирно распространены и являются своего рода стандартами хранения
текстовой и гипертекстовой информации соответственно. Но при таком подходе нет
однозначного отождествления файла с соответствующим элементом, поэтому, как
определить сторонней программе — контакт этот файл или встреча? А ведь Outlook
далеко не единственное (хотя, на мой взгляд, одно из лучших) приложение (Lotus,
The Bat, Netscape Messenger и т. д.), работающее с контактной информацией или
информацией, подобной встречам Календаря.
Outlook,
как, в принципе, и другие приложения, предоставляет пользователю возможность
сохранения информации в унифицированных форматах, работу с которыми должны поддерживать
все приложения, работающие с контактной или календарной информацией. Использование
подобных форматов влечет за собой сужение информации элементов, но в то же время
они позволяют быстро и с минимальной потерей данных осуществлять обмен информацией
между разными приложениями.
Унифицированным
форматом для элементов Контакт являются файлы vCard. Для сохранения
контакта в данном формате выделите его и повторите действия, показанные в следующем
примере.
Пример
17.2. Сохранение контакта в формате vCard
> Файл
> Сохранить как...
Имя файла
:= < Имя файла>
Тип файла
Формат vCard
Сохранить
Для элементов
папки Календарь ситуация аналогична, только в данном случае в списке
Тип файла следует выбрать vCalendar или iCalendar.
Формат сообщения
Сохранение
элемента в формате сообщения (.MSG) позволяет создать его полную автономную
копию. То есть пользователю не требуется загружать Outlook для просмотра данного
сообщения, . достаточно в Проводнике Windows дважды щелкнуть по имени файла
— и откроется полноценная версия элемента, с которым можно работать, как будто
вы находитесь в приложении Outlook (кстати, неявно он все равно запускается).
Более того,
этот формат является универсальным для всех элементов Outlook. Иными словами,
если вы сохранили элемент Заметка (Note) в формате сообщения, при последующем
открытии созданного файла вам откроется форма заметки, причем все ее информационные
поля сохранят свои значения.
Сохранение
отдельных элементов в данном формате позволяет быстро и надежно переносить информацию
Outlook с одного компьютера на другой.
Шаблон Outlook
Шаблон
(Template) — это специальный документ, используемый в качестве образца
для создания новых документов. Пользователям Word достаточно легко понять процесс
создания и применения шаблонов, поскольку данный
текстовый процессор всегда использует некоторый шаблон при создании нового документа.
Однако надеюсь, что и для пользователей Outlook это не составит труда.
Простейшим
примером шаблона в Outlook является форма. Действительно, форма — это специальный
документ, по образцу которого создаются новые элементы. Но, помимо использования
встроенных форм (шаблонов), пользователь может упростить и/или стандартизировать
процедуру создания новых элементов по образцу собственного шаблона.
Рис.
17.4. Шаблон Outlook (Сообщение)
Рассмотрим
следующий пример. Допустим, что менеджер издательства при создании сообщений
писателям о выплате гонорара хочет придерживаться единого стилевого оформления.
Причем заметьте, что при достаточно частом периоде повторения в сообщении меняется
информация только об имени писателя и сумме гонорара, а сам контекст един и
не изменяем. У данной задачи есть два решения:
- Запомнить все настройки
сообщения (цветовая схема, шрифт, текст примечания, состояние отметки и т.
д.) и при создании нового сообщения настраивать его аналогично предыдущему.
- Создать сообщение,
указав общий для всех последующих сообщений набор параметров, и сохранить
его в формате шаблона.
Не буду останавливаться
на рассмотрении недостатка первого решения. Здесь же отмечу, что, если вы выбрали
второй вариант, вам достаточно будет дважды щелкнуть по файлу шаблона в Проводнике
Windows, и новое сообщение для писателя будет создано.
На рис. 17.4
изображен приблизительный вариант подобного шаблона. Подчеркнутый текст требует
изменения.
Замечание
По
умолчанию Outlook предлагает сохранить новый шаблон не в папке Мои документы,
а в папке шаблонов Outlook.