Иллюстрированный самоучитель по Outlook 2002
Глава 1
Мастер
правил
Итак, мы
рассмотрели основные аспекты работы с электронной почтой: создание сообщения,
отправка и прием, а также ответ, пересылка и установка параметров электронной
почты. Все это, без сомнения, позволяет на достойном уровне организовать вашу
коммуникационную деятельность. Но рассмотренные ниже возможности Outlook, позволяют
не только организовать этот процесс, но и оптимизировать его, что делает Microsoft
Outlook лидером среди почтового программного обеспечения.
Мастер
правил — это специальное средство Outlook, помогающее обрабатывать электронную
почту. Правила определяют действия, которые должны автоматически выполняться
для тех или иных сообщений. Созданное правило применяется программой Microsoft
Outlook к поступающим или к отправляемым сообщениям.
Правила Outlook
Правила
— это набор условий, действий и исключений для обработки и упорядочения
сообщений. Каждое правило состоит из трех элементов: одного или нескольких условий,
описывающих сообщения, к которым применяется данное правило; одного или нескольких
действий, определяющих операции, которые нужно выполнить с сообщениями, удовлетворяющими
условиям, и одного или нескольких исключений, указывающих, к каким сообщениям
не должно применяться это правило. Например, все сообщения, полученные от вашего
руководителя (условие), кроме тех сообщений, которые имеют высокую важность
(исключение), вы можете автоматически переместить в отдельную папку (действие).
В табл..
9.7 приведены стандартные виды правил и их описание.
Таблица
9.7. Стандартные виды правил и их описание
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Проверка сообщений
после получения
|
Применить это
правило, когда получены сообщения
|
|
|
|
Проверка сообщений
после отправки
|
Применить это
правило, когда отправлены сообщения
|
|
|
|
Перемещение
новых сообщений от кого-либо
|
Применить это
правило, когда получены сообщения от <отправители или список рассылки>
переместить в папку <имя>
|
|
|
|
Уведомление
при получении важных сообщений
|
Применить это
правило, когда получены сообщения, адресованные мне и имеющие высокую
важность. Известить меня, используя уведомление <текст>
|
|
|
|
Перемещение
сообщений на основе содержания
|
Применить это
правило, когда получены сообщения, содержащие <текст>
в тексте или в поле Тема (Subject). Переместить в папку <имя>
|
|
|
|
|
Применить это
правило, когда получены сообщения, содержащие <текст>
в поле Тема (Subject). Удалить их
|
|
|
|
Отметка сообщений
от кого-либо
|
Применить это
правило, когда получены сообщения от отправители или список рассылки>.
Установить для них отметку <действие и срок>
|
|
|
|
Определение
категорий отправленных сообщений
|
Применить это
правило, когда отправлены сообщения, адресованные <получатель или
список рассылки>. Поместить их в категорию <имя>
|
|
|
|
Определение
категории на основе содержания
|
Применить это
правило, когда получены сообщения, содержащие <текст>
в тексте или в поле Тема (Subject). Поместить их в категорию <имя>
|
|
|
|
Перемещение
отправленных сообщений
|
Применить это
правило, когда отправлены сообщения, адресованные <получатель или
список рассыл-ки>. Переместить копию в папку <имя>
|
|
|
|
Прекращение
обработки всех следующих правил
|
Применить это
правило, когда получено сообщение. Остановить дальнейшую обработку
правил
|
|
|
|
|
|
|
Создание правила
Давайте рассмотрим
работу Мастера правил (Rules Wizard) на следующем примере. Допустим, что вы
являетесь Интернет-подписчиком и каждый день вам приходят сообщения от сервера
подписки (в моем случае, это новости дня от CityCat). Естественное желание —
автоматически перемещать новости в специально созданную для них папку. Но допустим,
что помимо новостей от CityCat приходят и сообщения о погоде. Более того, если
сообщение (новость) будет иметь вложение, не хотелось бы помещать его в эту
папку.
Таким образом,
можно задать следующее правило: "Перемещать новые сообщения в папку
CityCat при условии, что отправитель — CityCat и тема сообщения содержит
текст "новости", за исключением тех случаев, когда сообщение содержит
вложение".
Пример
9.31. Создание правила
> Сервис
> Мастер правил...
Создать...
Создать правило
на основе шаблона
Вида правил
Перемещение новых сообщений от кого-либо
Описание
правила
<отправители
или список рассылки>
Имя
City Cat
От
ок
<Имя>
Создать
Имя :=
<Имя папки>
Поместить
в папку Входящие
ОК
ок
Далее >
Содержащие
<текст> в поле "Тема"
<Текст>
Добавить
новый := <текст> (рис. 9.47)
Добавить
ОК
Далее >
Далее >
Кроме содержащих
вложения
Далее (рис.
9.48)
Name of Rule
:= <Имя правила>
Выполнить
это правило на сообщениях, которые уже находятся в папке Входящие
Готово
ОК
После нажатия
кнопки Готово (Finish) будет запущено правило для элементов папки
Свойства пользователя (Personal Folders). Теперь правило полностью готово
к работе.
Работа с правилами
Все созданные
правила находятся в списке Применить правила в следующем порядке (Apply
rules in the following order) диалогового окна Мастер правил (Rules
Wizard). Можно создавать, изменять, переименовывать и удалять правила посредством
соответствующих кнопок.
В случае
необходимости можно отключать или включать режим выполнения правил. Для этого
снимите или установите флажок рядом с названием режима.
Если имеется
более одного правила, то можно изменять последовательность их выполнения посредством
кнопок Вверх (Move Down) и Вниз (Move Up). В некоторых случаях
порядок выполнения правил имеет большое значение.
Также, помимо
автоматического, Мастер правил поддерживает ручное выполнение созданных правил.
Пример
9.32. "Ручное" выполнение правил
Выполнить...
CityCat
Включая вложенные
папки
Применить
к Все сообщения
Выполнить
В заключение
данного раздела я хочу привести ряд замечаний и советов по работе с Мастером
правил.
- Очень хорошо обдумайте,
каким образом вы будете структурировать сообщения. Важно четко понимать работу
Outlook с выбранной вами структурой. Так, например, можно создавать однотипные
папки для каждого из контактов, содержащие подпапки: Входящие (Inbox)
— для пришедших от контакта сообщений, и Отправленные (Sent Items)
— для отправленных ему.
- Создавая правило, продумайте
весь его алгоритм. Убедитесь, что правило не пересекается с другими и не противоречит
самому себе, чтобы впоследствии не искать сообщение там, где его нет. Иногда
в таких случаях Мастер правил выдает предупреждение о несовместимости.
- В случае, если сообщение
не удовлетворяет ни одному из правил, оно помещается в папку Входящие
(Inbox)
- Не забывайте еще об
одном общем средстве структуризации — Категории (Category). Создайте
для типичных сообщений правила определения категорий.
