Иллюстрированный самоучитель по Outlook 2002
Глава 1
Папка
Входящие
Поскольку
мы адресовали свое письмо самим себе, то после очередной процедуры отправки
и приема сообщений мы его и получим. По умолчанию приходящие сообщения помещаются
в папку Входящие (Inbox). В данном разделе подробно рассказывается
о работе с этой папкой и приходящими сообщениями.
Работа с сообщением
Как правило,
при поступлении нового сообщения появляется уведомляющее диалоговое окно, предлагающее
открыть поступившее сообщение. Более того, о пришедшем сообщении уведомляют
звуковой сигнал и значок в виде конверта на системной панели рядом с часами.
В папке
Входящие (Inbox) откройте двойным щелчком мыши пришедшее сообщение, отправленное
самому себе письмо (рис. 9.30). Как видно, сообщение полностью сохранило формат,
вложение и прочие элементы, с ним связанные, но обо всем по порядку.
Итак, поскольку
наше сообщение содержало дополнительные параметры Голосование (Voting),
Отметка к исполнению (Follow Up) и Важность
(Importance), в верхней части письма на желтой информационной полосе все они
и перечисляются. Более того, как видно, вверху пришедшего сообщения отображается
панель голосования с кнопками Тест пройден и Тест не пройден. Об ответах
и пересылках мы поговорим чуть позже, а сейчас, поскольку с данным сообщением
вы ознакомились, можно завершить отметку к исполнению. Нажмите одноименную кнопку
на панели инструментов Стандартная и установите флажок Завершена
(Complete). Под названием отметки в информационной полосе появится дополнительное
сообщение о завершении ознакомления с соответствующей датой.

Рис.
9.30. Полученное сообщение
Более того,
как и предполагалось, появилось диалоговое окно, предлагающее подтвердить получение
и прочтение данного сообщения. Если вы хотите, чтобы подтверждение отправлялось
автоматически, установите флажок Не спрашивать снова об отправке подтверждений
и нажмите кнопку Да.
Замечание
Данное диалоговое
окно могло и не появиться, в этом случае ответ на запрос о доставке и прочтении
будет отослан автоматически (см. раздел 9.10.1 "Обработка сообщений").
Далее идут
поля От (From), Кому (То), Копия (СС), Отправлено
(Sent) и Тема (Subject). Эти поля доступны только для чтения и
копирования, за исключением поля От (From), отображающего имя и электронный
адрес отправителя. Если у вас нет данного отправителя в списке контактов, процедуру
добавления можно осуществить, не выходя из формы Сообщение (Message).
Подведите указатель мыши к полю От (From) и щелкните правой кнопкой.
Выберите в контекстном меню команду Добавить к контактам (Add To Contacts).
Появится форма Контакт (Contact) с автоматически заполненными полями
Полное имя (Full Name) и Эл. почта (E-mail Address). Добавьте
при необходимости дополнительную информацию и сохраните контакт (см. главу
4 "Контакты").
Следующее
большое поле отображает информацию, посланную отправителем. Заметьте, что это
поле не доступно для ввода, хотя и показывает параметры форматирования имеющегося
текста. Но пользователь может копировать текст сообщения, а также сохранять
его фон или встроенные картинки.
Пример
9.22. Сохранение фона сообщения
{В тексте
сообщение}
Сохранить
фон как...
Имя файла
:= < Им я файла>
Сохранить
Единственная
процедура форматирования, доступная в данном случае получателю, — это увеличение
или уменьшение размера шрифта. Изменение размера шрифта осуществляется нажатием
одноименной кнопки на панели инструментов Стандартная.
Иногда пришедшее
сообщение не идентифицирует текст. Вы при этом видите не русский текст, а непонятный
набор символов. Одной из проблем, возникающих в этом случае, является неверное
определение кодировки пришедшего сообщения. Вы можете вручную попробовать изменить
кодировку, выбрав соответствующее значение из списка > вид > Кодировка.
Последнее
рассматриваемое здесь поле — Вложение (Attachments). Чтобы сохранить
или открыть вложение, выполните следующий пример.
Пример
9.23. Сохранение присоединенных файлов
> Файл
> Сохранить вложения
ОК
Сохранить
в < Папка>
ок
В принципе,
есть еще один более удобный и быстрый способ сохранения вложений. Вы можете
просто дважды щелкнуть по пиктограмме присоединенного файла. Появится диалоговое
окно Открытие вложения (Opening Mail Attachments), уведомляющее о возможности
содержания вируса во вложенном файле (рис. 9.31). Поскольку этот файл вложен
нами, то можно быть почти на сто процентов уверенным, что вирусов он не содержит,
и смело нажать кнопку Сохранить вложение (Save it to disk). В появившемся
диалоговом окне выберите папку для хранения файла. В противном случае, если
сообщение с присоединенным файлом не внушает вам должного доверия, — просто
удалите его.
Иногда вложение
содержит файл, редактор которого известен Windows, например рисунки или звуковое
вложение. Таким образом, в случае отсутствия защиты открытия вложения двойной
щелчок по пиктограмме файла вызовет его открытие и, соответственно, возможное
заражение вирусом. При безопасной работе Outlook выдаст предупреждение и предложит
два варианта: открыть или сохранить на диске. Убедительно
советую не открывать из Outlook подобные файлы, а сначала сохранить их на диске,
после чего обязательно проверить на наличие вирусов. И только после этих процедур
открыть файл. Конечно, данные действия несколько замедляют процесс обработки
сообщений, но в случае заражения компьютера вирусом этот процесс может прекратиться
вовсе.

Рис.
9.31. Диалоговое окно Открытие вложения
Как видите,
просмотр и обработка полученного сообщения достаточно просты. Иногда, когда
приходит более чем одно сообщение, удобно воспользоваться специальными кнопками
Далее (Next) или Назад (Back) для перехода к следующему или предыдущему
сообщению, не покидая уже открытой формы.
Помимо работы
с сообщением, открывая его форму, можно работать с ним непосредственно в одном
из представлений папки Входящие, которые и будут рассмотрены в следующем
разделе.
Представления папки Входящие
Как упоминалось
выше, полученные сообщения можно увидеть в папке Входящие (Inbox),
отправленные — в папке Отправленные (Sent), неотправленные — в папке
Черновики (Draft). Для всех этих папок Microsoft Outlook предлагает
несколько стандартных представлений. Мы же будем рассматривать представления
на примере папки Входящие. В табл. 9.6 приведено описание стандартных
представлений папки Входящие.
Таблица
9.6. Представления папки Входящие
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Список всех
сообщений. Отображаемые поля:
|
|
|
|
Важность, Значок,
Отметка, Вложение, От,
|
|
|
|
|
|
|
Сообщения с
автопросмотром
|
Список всех
сообщений с тремя первыми
|
|
|
(Messages with
AutoPreview)
|
строчками текста
для еще не открытых писем
|
|
|
По отметке "К
исполнению"
|
Список всех
сообщений, сгруппированных по
|
|
|
|
отметке с определенной
датой выполнения
|
|
|
|
Сообщения, полученные
за последние семь
|
|
|
|
|
|
|
Отмеченные на
следующие семь дней
|
Сообщения, назначенные
отметкой на следующие семь дней
|
|
|
(Flagged for
next seven days)
|
|
|
|
|
Список всех
сообщений, сгруппированных по
|
|
|
|
|
|
|
По отправителю
(By Sender)
|
Список всех
сообщений, сгруппированных по
|
|
|
|
|
|
|
|
Сообщения, помеченные
как непрочтенные
|
|
|
|
|
|
|
|
Сообщения, сгруппированные
по полю Кому
|
|
|
Временная шкала
для сообще-
|
Все сообщения
отображаются в хронологиче-
|
|
|
|
ском порядке
на временной шкале
|
|
|
|
|
|
На рис. 9.32
изображено представление Сообщения с автопро.смотром
(Message
with AutoPreview) с областью просмотра.

Рис.
9.32. Представление Сообщения с автопросмотром и областью
просмотра
Пример
9.24. Изменение представления
> Вид
> Текущее представление> Сообщения с автопросмотром
> Вид
> Область просмотра
Замечание
Параметры
области просмотра можно установить в диалоговом окне Область просмотра
(Preview Pane), выбрав команду > Сервис > Параметры Дополнительно Область
просмотра.