Иллюстрированный самоучитель по Outlook 2002
Глава 1
Новая
запись
В этом разделе
рассказывается о "ручном" ведении дневника. Мы рассмотрим создание
записи на примере задачи Outlook "Работа над книгой" (см. раздел
3.1 "Новая задача"). Работа над книгой — очень долгий процесс,
имеющий множество параметров и, безусловно, требующий протоколирования. Итак,
перед тем как приступить к работе над задачей, необходимо создать запись в дневнике
о начале работы.
В окне Outlook
раскройте папку Дневник и нажмите кнопку Создать (New), после
чего появится форма Запись в дневнике (Journal Entry), изображенная
на рис. 6.1.
Совет
Не менее
простым способом создания записи является двойной щелчок в области просмотра
информации.
Далее необходимо
заполнить поля этой формы. Первая группа полей, относящаяся к теме, достаточно
стандартна и не требует особых пояснений.
Рис.
6.1. Форма Запись в дневнике
Пример
6.1. а. Ввод информации записи
Тема := Работа
над книгой "Microsoft Outlook в подлиннике"
Тип Задача
(рис. 6.2)
Организация
:= БХВ-Петербург
Следующая
группа полей связана со временем. По умолчанию в поле Начало (Start
time) введены дата и время создания записи. Изменить эту информацию можно стандартными
способами Outlook (см. разделы 2.1.3 "Форматы даты и времени"
и 2.2.2 "Новая встреча"). Поле Длительность (Duration)
является уникальным для элемента Запись (Entry). Здесь хранится информация
о продолжительности события, в нашем случае — информация, необходимая для выполнения
задачи. По умолчанию установлена нулевая длительность, изменить которую можно
двумя способами:
- Ввести время вручную
или выбрать из раскрывающегося списка.
- Автоматически изменить
длительность в реальном времени. В этом случае нажмите кнопку Запустить
часы (Start Timer). Стрелка часов при этом начнет перемещаться, и по
истечении очередной минуты значение поля Длительность (Duration)
автоматически будет увеличиваться. При паузе в процессе работы над задачей
нажмите кнопку Остановить часы (Pause
Timer). Стрелка часов остановится. При возобновлении работы снова нажмите
кнопку Запустить часы (Start Timer). Таким образом можно получить
информацию о реально затраченном времени на решение задачи, после чего перенести
ее в поле Реально затрачено (Total Work) формы Задача
(см. раздел "Дополнительная информация о задаче").
Рис.
6.2. Раскрывающийся список типов записей
Замечание
В процессе
работы над задачей можно свернуть приложение Outlook и работать в других приложениях.
Часы при свернутом окне Outlook все равно продолжают работать.
Следующая
группа полей была уже описана ранее (описание, контакты и категории). Приведем
только пример записи со вставленной задачей в поле Описание.
Пример
6.1, б. Ввод информации записи
Описание
> Вставка
> Элемент... (рис. 6.3)
Смотреть
в Задачи
Вставить
как Ярлык
Элементы
Работа над книгой "Outlook в подлиннике"
OK
Контакты
:= Ekaterina Kondukova
Категории
:= BHV; Дела
Рис.
6.3. Диалоговое окно Вставка элемента
Рис.
6.4. Созданная запись с изменяющейся длительностью (реальное время)
По окончании
создания записи или ее редактирования нажмите кнопку Сохранить и закрыть
(Save and Close).